Flex office : danger ou opportunité?

Flex office, opportunité ou danger pour les organisations ?

Le développement du flex office, en France comme dans tous les pays occidentaux, s’avère une conséquence majeure de la crise sanitaire de 2020. Cette évolution des espaces de travail, inéluctable selon certains, présente autant de dangers que d’opportunités pour les entreprises.

Le télétravail, nouveau mode de vie incontournable

Selon une étude de l’Apec et de l’Anact (Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail), publiée en 2022, 91% des managers sont favorables au télétravail. Pour les entreprises, près de la moitié plébiscitent le télétravail et ses conséquences en matière d’organisation et de flex office. Cependant, elles souhaitent conserver une majorité de jours de travail en présentiel, soit un ou deux jours. Alors que les cadres envisagent deux à trois jours.

Quelles conséquences ?

En effet, ceux-ci se posent des questions quant aux conséquences de cette nouvelle organisation. Moins de visibilité sur le travail des collaborateurs, moins d’échanges individuels, moins de cohésion d’équipe, le télétravail fait peur. Il entrainerait ainsi un surcroit de travail pour les managers, en termes de suivi, d’animation d’équipe et de coordination. Aspiration des cadres, le télétravail questionne les organisations en matière de management, de ressources humaines et de gestion des espaces.

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50%

l’envisagent

Du télétravail au flex office, la transformation en marche

Parmi les avantages du télétravail pour les entreprises, le gouvernement valorise les économies d’échelle. Celles-ci concernent les locaux et leurs frais de fonctionnement. Elles complètent la liste comprenant l’accroissement de la productivité, la qualité de vie des collaborateurs, donc leur motivation et leur implication. En 2021, très peu d’entreprises ont déjà adopté le flex office (16%), d’après une étude qui montre néanmoins que plus de 50% l’envisagent.

Une meilleur expérience humaine…

Au-delà de la réduction des coûts de loyer et d’entretien, d’autres facteurs entrent en jeu dans ce choix. La deuxième raison affirme la volonté d’offrir une meilleure expérience humaine aux collaborateurs, ainsi qu’une meilleure harmonie entre vie privée et professionnelle. La troisième cause implique une autre utilisation des espaces, davantage consacrés aux salles de réunion ou aux espaces de convivialité. Celle-ci nécessite néanmoins d’apporter un soin particulier aux postes de travail, même ou justement parce qu’ils deviennent flexibles.

La mise en place du flex office, une dimension mobilière et humaine

Le flex office représente un mode d’organisation du travail, au bureau, au domicile ou un peu partout ailleurs. Mais le travail en entreprise suppose des interactions sociales, fondamentales pour mener à bien les missions. Que se passe-t-il donc quand le collaborateur nouvelle génération effectue des journées en « présentiel » ? Quel espace l’entreprise doit-elle mettre à sa disposition pour favoriser sa productivité et susciter son adhésion ? Une erreur majeure serait de supprimer tout type cloisonnement pour ne laisser que des espaces ouverts. Il a été prouvé que les open space pouvaient être générateurs de stress. Celui-ci viendrait d’un manque d’intimité, du bruit et de leurs impacts sur la concentration. Sans parler des conséquences en termes de reconnaissance et d’implication. Au niveau de ces plateaux de travail, il importe donc de mettre en place des solutions, avec des écrans de séparation protégeant l’intimité, des cloisons ou demi cloisons, notamment acoustiques.

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Le bon mot au bon endroit

Open space

L’ancêtre, désigne les plateaux avec des espaces fixes de travail en environnement ouvert.

Desk sharing

Le marginal, émerge dans les années 2000 chez les consultants notamment, exclut tout bureau attribué.

Flex office

Le nouveau, permet au collaborateur de changer d’espace selon ses missions et son envie : domicile, salle de coworking, café, bureau libre dans son entreprise, salle de réunion…

Coworking

L’extérieur, lieu de travail partagé, ou tiers-lieu, multi activité et multi entreprises, pour les indépendants, les salariés avec des espaces partagés et des salles de réunion

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Au-delà des plateaux, les nouveaux espaces de travail

Qui envisage de mettre en œuvre le flex office dans son organisation doit en anticiper les conséquences. En effet, au-delà des plateaux partagés, plus ou moins séparés, plus ou moins intimes, l’espace libéré des bureaux personnels se réorganise pour le bien-être et l’efficacité collective. Les salles de réunion se veulent plus nombreuses, de taille modulable, souvent vitrées et bien isolées grâce à des cloisons spécifiques. On trouve également dans ces nouveaux espaces des « bulles » insonorisées, dites pods ou cabines, pour des appels téléphoniques confidentiels. Prévoir ce type d’espaces signifie prendre en compte les besoins des collaborateurs, pour leurs usagers ayant accès à l’intimité comme pour les autres collaborateurs dont ils préservent la tranquillité.

Les espaces de convivialité, un superflu indispensable

Les entreprises en flex office rivalisent d’imagination pour créer des espaces de convivialité. Ils sont conçus pour créer du lien, hors de la hiérarchie et des missions et peuvent néanmoins s’avérer inefficaces ou inappropriés. Apanage au départ des entreprises de la tech, ils étaient réservés aux jeunes cadres. Mais ils doivent s’adapter à tous les types de collaborateurs. Vous ne voulez pas d’une table de ping-pong, d’un babyfoot géant ou d’un espace sieste ? Rien ne vous y oblige. Néanmoins, créer un espace de pause ou de repas vraiment convivial et bien équipé, et pas au fond d’un placard sans fenêtre, saura devenir un atout attractif. Dans le même esprit, un salon agréable, avec des meubles de qualité, peut améliorer les échanges informels, mais productifs, entre les collaborateurs. Tous les aménagements sont possibles, sans oublier les indispensables casiers individuels.

Une nouvelle pyramide de Maslow appliquée à la vie professionnelle

Selon un article de la Harvard Business Review, le bureau doit aujourd’hui répondre à de nouvelles exigences pour les collaborateurs. Celles-ci s’inspirent de la célèbre pyramide de Maslow, qui montre que chaque individu à des besoins communs à satisfaire. Ils s’établissent selon la hiérarchie suivante : physiologiques, sécurité, appartenance, estime et accomplissement. Mais aujourd’hui, dans le cadre professionnel, les aspirations changent. Elles s’établissent, depuis la base jusqu’au sommet, comme suit :

Besoins technologiques de base, wifi et prises électriques
Espaces diversifiés, avec intimité et confort
Soutien de l’entreprise pour adapter les modes de travail
Bien-être physique, cognitif et émotionnel

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Voir les casiers

Avantages et inconvénients du flex office

Des atouts avérés

Bien organisé, le flex office développe les atouts suivants au sein de l’organisation :

Créativité: changer de lieu, même au sein de l’entreprise, permet d’éviter la routine et de relancer l’inspiration
Relationnel: en changeant d’espace de travail, bureau, salle de réunion, salon, on change de voisins et on échange sur ses missions en créant du lien et des interactions
Autonomie: en réservant son espace, en le partageant avec d’autres équipes, on est moins sous le regard de son équipe et de son manager
Organisation : avec un espace personnel réduit à un casier, on ne laisse plus s’accumuler les dossiers ou les documents inutiles
Hygiène: nettoyés chaque jour, les espaces partagés proposent cet avantage en temps de pandémie

Des inconvénients potentiels

Selon les individus et l’accompagnement au changement mis en place, des inconvénients peuvent apparaître en termes de :

Organisation: réserver sa place en ligne ou arriver très tôt pour avoir une « bonne place » s’avère souvent contraignant
Personnalisation: les espaces non attribués supposent de ne rien laisser derrière soi. Aucune appropriation n’est permise, ce qui peut perturber
Appartenance: ne pas disposer d’un espace personnel renforce le sentiment d’être interchangeable et non indispensable à l’organisation
Relationnel: changer quotidiennement de place peut nuire aux relations d’équipe, à l’efficacité des projets voire à l’implication des collaborateurs
Respect mutuel : certains ou certaines ne respectent pas les règles et s’attribuent un bureau ou se regroupent de manière systématique, sans compter ceux qui parlent toujours beaucoup trop fort

Les nouvelles attentes post-covid

Selon une étude menée par l’Essec Business School en 2021, le choix de l’espace de travail traduit des disparités en termes social, managérial, professionnel et privé. En effet, si les employés préfèrent très largement les bureaux fermés, les cadres envisagent plus volontiers le coworking, le flex office ou le télétravail. En termes de genre, les femmes souhaitent passer autant de temps au bureau qu’en télétravail, alors que les hommes favoriseraient les tiers lieux et le flex office. Enfin les jeunes préfèrent le coworking car ils recherchent des réseaux et des contacts, tandis que les plus âgés trouvent de l’intérêt au télétravail.

Des attentes spécifiques en Ile-de-France

En matière de localisation, le télétravail exclusif séduit davantage les salariés Franciliens que les Parisiens. Conséquence certaine de la problématique des transports en Ile-de-France, les Franciliens et les Parisiens sont plus nombreux à souhaiter travailler moins au bureau que dans le reste de la France (2 jours par semaine contre 3 dans le reste de la France). Enfin, 82% des salariés d’Ile-de-France iraient travailler dans un tiers-lieu ou espace de coworking à 15 minutes de chez eux, au moins une demi-journée par semaine.

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