La salle de réunion, cœur battant de l’organisation
La ou les salles de réunion d’une entreprise ou d’une organisation sont des lieux stratégiques à plusieurs niveaux.
Elles représentent d’abord une vitrine de l’image de marque pour l’externe et pour l’interne.
Ces salles incarnent aussi symboliquement les valeurs profondes de la structure. Elles accueillent également chacun au sein de cet un espace d’échanges, ce lieu de réflexion, ce point de départ des grandes décisions…
Loin d’être un lieu secondaire, un fourre-tout ou une annexe des archives, la salle de réunion revêt une importance capitale dans la réussite de l’entreprise.
Aussi son aménagement est-il hautement stratégique. Choix de la table, des sièges, des éventuels rangements et bien sûr de la décoration, Ubia vous conseille et vous guide pas à pas.
La table, un choix philosophique et stratégique
Par sa forme, sa matière, sa couleur et ses fonctionnalités, le choix de la table de réunion révèle vos objectifs et votre philosophie du travail. La taille de la table doit bien sûr tenir compte de la place disponible dans la salle de réunion. Mais sa forme revêt une dimension symbolique qui incarnera vos objectifs.
- La forme ronde signifie l’union, la perfection et l’intégrité.
- La forme ovale incarne la fluidité, le plaisir et le rythme, la générosité et la douceur. Elle peut donc apaiser et favoriser la circulation de la parole et des idées. Pour autant, elle ne nécessite pas un espace aussi grand qu’une table ronde pour un grand nombre de participants.
- Quant à la forme rectangulaire classique, elle véhicule la solidité, l’ancrage, la rationalité et la stabilité. Cette dernière sera donc appropriée pour les réunions formelles, les bilans, les conseils d’administration… Quand la table ovale sera davantage le support de la créativité et de l’échange informel.
La matière de votre table de réunion révèle également vos objectifs.
Une table en bois possède des vertus indéniables et spécifiques. Ainsi, des études* ont démontré que l’utilisation du bois dans une pièce a des effets positifs sur notre système nerveux sympathique. Le bois, matière vivante, influe favorablement sur l’activité cardiaque ou la tension artérielle. On a même observé une augmentation de la vigilance, de la concentration, voire de la créativité.
Une table en verre, création humaine contrairement aux arbres, présente des atouts multiples. Reflet du génie humain, le verre possède des atouts apparemment contradictoires. Il transmet et isole, allie force et invisibilité. Il laisse passer la lumière, transparent comme l’eau et solide comme la pierre. Froid mais réchauffé par le contact, le verre peut engendrer une dynamique puissante. Nécessitant une certaine tenue, voire une retenue par sa transparence, la table de verre élève vers l’intellect et la réflexion. Parce qu’il est matière et lumière, le verre invite à la créativité et à l’élévation de l’esprit.
Une table en mélaminé ou en stratifié possède l’avantage majeur de la praticité. Les deux matières présentent des différences sensibles. Le mélaminé comprend un panneau de particules et un papier décor imbibé d’une résine. Le stratifié est quant à lui un empilement de feuilles de papier imbibées de résine et recouvertes d’un papier décor. Le choix devra donc intervenir en fonction de la qualité. En effet, un bon mélaminé a plus de perspectives qu’un mauvais stratifié. Ce dernier résiste mieux mais est en général plus onéreux. Enfin, le choix de ces matériaux modernes et pratiques autorise une grande variété de teintes.
Fonctionnalités complémentaires
En termes de fonctionnalités, les tables de réunion présentent aujourd’hui de nombreuses options. Elles peuvent en effet accueillir et cacher un système de prises pour la connectique comme des écrans, intégrés ou reliés à la table.
Les sièges, alliance de confort et de praticité
Les réunions en entreprise revêtent toujours de l’importance, à l’aire de la productivité et de la rentabilité du temps de travail. Il faut donc privilégier le confort afin de permettre non seulement le maintien de l’attention mais également la participation.
Le choix des sièges obéit parfois à des impératifs de modularité mais ne doit jamais négliger le confort de l’assise. En effet, il faut savoir que les TMS, Troubles Musculo Squelettiques coutent chaque année 1 milliard d’euros aux entreprises françaises. De plus, les lombalgies sont aujourd’hui le premier facteur d‘arrêt de travail de longue durée selon la Sécurité Sociale.
Or, les cadres d’entreprise sont ceux qui passent le plus grand nombre d’heures assis, à leur bureau ou en réunion. Dans ces conditions, équiper sa ou ses salles de réunion de sièges confortables et ergonomiques est un choix raisonné et économique.
Ubia vous propose un vaste choix d’assises modulables et confortables, design et ergonomiques, véritables soutiens de votre efficacité.
L’organisation de salles de réunion, des normes réfléchies.
Pour les salles de réunion, où l’on doit pouvoir faire le tour d’une table centrale, il faut prévoir des circulations, hors de l’emprise des chaises occupées. Ainsi, on préconise 90 cm de dégagement pour les petits côtés de la table et 120 cm pour les grands côtés de la table.
Ces dimensions peuvent également être inversées. Il faut aussi prévoir un espace libre ou une remise pour entreposer le mobilier non utilisé ainsi que du mobilier facilement déplaçable.
Source : site de l’INRS
Les conseils d’Ubia
La décoration, symbolique, signifiante et utilitaire
Selon votre secteur, votre métier et vos objectifs, la décoration de votre salle de réunion variera. Quoi qu’il en soit, sachez qu’un univers visuel trop dépouillé et trop froid pourra être anxiogène pour les participants. Vous pouvez bien sûr mettre sur les murs des déclinaisons de votre logo, pour l’assoir dans l’esprit des participants. Mais vous pouvez également décliner les valeurs de votre organisation.
Pour favoriser la convivialité, vous pouvez aussi installer des portraits des collaborateurs, de leurs réalisations, des photographies des principaux sites…
En ce qui concerne vos besoins de réunions créatives, de nombreux supports existent, qui évitent le sempiternel paperboard ou le tableau blanc du collège… Mur d’ardoise, panneau de verre, post-it géants, la créativité de vos équipes trouvera alors à s’exprimer.
Les couleurs, des codes puissants et modulables
Beaucoup d’entreprises se contentent de décliner la ou les couleurs de leur logo sur les murs de leur salle de réunion.
Or, selon les rôles des différents espaces, certaines couleurs sont plus appropriées. En effet, les couleurs évoquent plus ou moins consciemment des états émotionnels, influencent nos sentiments et nos raisonnements. De fait, leur signification est variable selon les cultures.
Ainsi en Chine, le blanc et le rouge sont-ils les couleurs du deuil, à l’opposé de leur signification en Occident. Par ailleurs, cohabitent les couleurs froides, connues pour provoquer l’apaisement, et les couleurs chaudes, qui suscitent l’énergie.
Quoi qu’il en soit, si vous ne souhaitez pas multiplier les murs de couleur, si vous aimez les environnements sobres, chics et dépouillés, des solutions existent.
Vous pouvez par exemple favoriser la créativité avec quelques éléments de décoration orange ou jaunes. Vous pouvez également suggérer la détente ou la concentration avec des plantes vertes ou encore des photographies marines…
Les possibilités sont infinies pour créer un univers signifiant, en accord avec vos valeurs et vos objectifs de réunion.
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